IMPLEMENTACION DE LA GESTION DE LAS CUENTAS POR PAGAR EN UNA EMPRESA

Es por todos conocido, la importancia de administra bien todo lo referente a las cuentas por pagar, y cuando hablamos de administrar, hablamos de saber regular y controlar la capacidad de endeudamiento de una empresa, así como un manejo eficaz de los pagos de las obligaciones contraídas con los acreedores.

En este caso, las grandes empresas cuentan con un equipo especializado de profesionales, que se encargan de todas las gestiones y acciones relacionadas con la contabilidad y la administración financiera de la empresa.  Sin embargo, este tipo de privilegios no puede ser transferible a empresas mas pequeñas, por lo tanto, y muy a pesar de que emprendimientos mas limitados, no pueden contar con este recurso, si es necesario el poder adaptar algunas acciones presentes en grandes empresas a una escala que se pueda controlar desde la pequeña y la mediana empresa.

Es por esto que el día de hoy queremos revisar, los retos que debe asumir quien lidere el control de las cuentas por pagar, así como el tipo de funciones que debe realizar patra lograr sus objetivos.

Retos a superar

  • Un primer reto es la implementación de ambientes tecnológicos que faciliten y simplifique el control de las cuentas por pagar. Un ejemplo de ello son los sistemas ERP’s los cuales permiten automatizar esta gestión, volviéndola mucho mas eficaz y permitiendo ganar mas tiempo.
  • También se le puede sacar un buen partido a los sistemas de digitalización de facturas, lo cual facilita enormemente el proceso de seguimiento, especialmente de las facturas que aun no han sido canceladas.
  • Especializar un pequeño grupo de personas que pueda hacerle frente a la gestión de las cuentas por pagar tomando en cuenta los retos ya mencionados, pero sobre todo, tomando en cuenta el siguiente marco de funciones sugerido.

Funciones que deben desempeñar los equipos a cargo de la gestión de las cuentas por pagar

El primer elemento que hay que destacar es que este grupo de personas o la persona que este a cargo de esta gestión intervendrá desde la recepción de la factura, hasta el momento en el que se realiza el pago al proveedor.  Por esto hacemos mucho énfasis en la especialización y la experiencia de esta persona.  Para lograr este proceso se sugiere tener en cuenta las siguientes recomendaciones:

Acciones a desarrollar por la gestión de las cuentas por pagar

  • En la medida de lo posible, se deben digitalizar las facturas.
  • Se debe verificar las facturas, de manera que se certifique de que estas no tienen errores y se pueda continuar el tramite del pago.
  • Tramitar las gestiones para que a cada factura se le asigne una cuenta contable y de esta manera se registre la información de la factura.
  • De acuerdo a las fechas que se estipulen con los proveedores, se procederá a programa los pagos que correspondan.
  • Se debe realizar un seguimiento de aquellas facturas que ya se encuentran vencidas, esto orientado a poder reconocer cuáles fueron las causas de estos retrasos.
  • Realizar los reportes necesarios para el resto de equipo de colaboradores, con la información que estos requieran.

Hemos querido presentar un poco la complejidad del tratamiento y de la gestión de las cuentas por pagar, resaltando también la importancia que tiene esto, en el estado de las finanzas de una empresa, esperamos que encuentres interesante la información que acabamos de compartir.  Hasta pronto.

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